NOTA FISCAL ELETRÔNICA - NFE - PROCEDIMENTOS

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi instituída pelo Ajuste Sinief nº 7/2005 com o objetivo de implantar um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para substituir o documento fiscal em papel emitido atualmente. Este documento fiscal emitido por meio eletrônico tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pelo Fisco, além de simplificar as obrigações acessórias do contribuinte.

Com esse novo sistema de emissão de documentos fiscais, o fisco consegue acompanhar todas as operações comerciais em tempo real.

O Estado de São Paulo aprovou o Ajuste Sinief nº 7/2005 por meio do Decreto n º 50.110/2005. No RICMS/SP foram acrescentados os artigos 212-O a 212-Q ao Livro I, que dispõem sobre o Documento Fiscal Eletrônico (DFE), entre os quais consta a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, que será emitida exclusivamente em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, por contribuinte previamente credenciado pela Secretaria da Fazenda.

Na legislação paulista, as regras para a emissão da NF-e e do DANFE, bem como para o credenciamento de contribuintes, encontram-se na Portaria CAT nº 162/2008, que revogou a Portaria CAT nº 104/2007, com efeitos desde 1º.01.2009.

Cabe enfatizar que a Portaria CAT nº 162/2008 sofreu alterações pelas Portarias CAT nºs 90 e 49/2009.

Neste Roteiro são apresentadas as principais disposições sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), bem como os demais documentos relativos ao tema com base nos Ajustes e nas normas estaduais paulistas.

I. Histórico

A Emenda Constitucional nº 42/2003 introduziu o inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal de 1988, o qual estabelece que as Administrações Tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios devem atuar de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

Para o cumprimento desse dispositivo constitucional os titulares das administrações tributárias federais, estaduais, do Distrito Federal e dos Municípios das capitais reuniram-se no mês de julho de 2004, com o objetivo de padronizar as informações, uniformizar procedimentos, racionar custos e carga de trabalho operacional no atendimento, para que a fiscalização se torne cada vez mais eficaz, com maior possibilidade de promover o intercâmbio de informações fiscais entre as três esferas governamentais, possibilitando assim a realização de ações fiscais de forma coordenada e integrada.

No referido encontro foram aprovados protocolos de cooperação técnica nas áreas do cadastramento e da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Em abril de 2005, foi realizada uma reunião técnica ENAT/ENCAT com a finalidade de unificar os diversos projetos em andamento no âmbito das Administrações Tributárias.

No final de agosto de 2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários em São Paulo, os Secretários de Fazenda dos Estados e do Distrito Federal, o Secretário da Receita Federal e os representantes dos municípios das capitais assinaram o Protocolo nº 3/2005, com o objetivo de implantar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), sendo o desenvolvimento do projeto de responsabilidade do ENCAT (Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores tributários Estaduais), com a participação da Secretaria da Receita Federal (SRF).

A partir de novembro de 2005 a Superintendência da Zona Franca de Manaus (Suframa) passou a integrar o projeto.

Diante disso, foi aprovado o Ajuste Sinief nº 07/2005, que instituiu a NF-e e o Documento Auxiliar da NF-e (Danfe) e, posteriormente, os Protocolos ICMS nº 10/2007 e 42/2009 determinaram as situações em que os contribuintes ficam obrigados a utilização do documento eletrônico.

A implantação da NF-e foi efetuada aos poucos. Inicialmente participaram do plano piloto apenas os Estados de São Paulo, Bahia, Rio Grande do Sul, Goiás e Maranhão, ingressando, posteriormente, nesse grupo também Espírito Santo e Minas Gerais. Esses Estados implantaram a NF-e em fase de testes. Faziam parte do projeto piloto 19 empresas que se encontravam habilitadas por meio de Regime Especial e foi, gradativamente, sendo estendido a outros contribuintes.

A partir de agosto de 2006, foi iniciada a segunda fase que ampliou a quantidade de empresas e Estados.

O Ajustes Sinief nº 7/2005, conforme abordado anteriormente, instituiu a NF-e, porém não fixou data para início de sua utilização, deixando a critério das Unidades da Federação fixarem esta data, com base em Protocolos ICMS, utilizando critérios relacionados:

a) ao valor da receita bruta dos contribuintes;
b) ao valor das operações e prestações;
c) aos tipos de operações praticadas;
d) à atividade econômica exercida.

A determinação das hipóteses de utilização da NF-e se deu por meio dos Protocolos ICMS nºs 10/2007 e 42/2009.

Fundamentação: Ajuste Sinief nº 7/2005, Protocolo ICMS nº 10/2007 e Protocolo ICMS nº 42/2009.

II. Conceito

Considera-se Nota Fiscal Eletrônica - NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, antes da ocorrência do fato gerador.

Fundamentação: Cláusula primeira, § 1º, do Ajuste Sinief nº 7/2005 e artigo 1º, parágrafo único, da Portaria CAT nº 162/2008.

III. Credenciamento

Todos os contribuintes obrigados à emissão da NF-e devem efetuar previamente o seu cadastramento junto à Secretaria de Estado de Fazenda, nos termos da Portaria CAT nº 162/2008.

A legislação paulista estabelece dois tipos de credenciamento prévio:

a) o voluntário, nos casos em que o próprio contribuinte solicita o seu credenciamento junto à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo;
b) de ofício, nas situações em que a própria Secretaria da Fazenda realiza o cadastramento.

O estabelecimento do contribuinte será considerado credenciado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e a partir da primeira das seguintes datas:

a) data de produção de efeitos do ato de credenciamento, publicado no Diário Oficial do Estado do Estado de São Paulo;
b) data da habilitação do estabelecimento no ambiente de produção da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda;
c) data da concessão de Autorização de Uso da NF-e pela Secretaria da Fazenda.

III.1 Credenciamento voluntário

Na hipótese de credenciamento voluntário, o contribuinte deverá acessar o sistema de credenciamento disponível na Internet, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/nfe - opção "Credenciamento" e preencher, para cada estabelecimento, os dados solicitados no formulário eletrônico, indicando endereço de correio eletrônico para receber mensagens sobre sua solicitação de credenciamento.

O acesso ao sistema é efetuado por meio do mesmo usuário e senha de contribuinte utilizado para acessar os serviços do Posto Fiscal Eletrônico - PFE.

Ao processar as informações, o estabelecimento estará autorizado, automaticamente, a iniciar os testes no ambiente de teste/homologação da SEFAZ-SP. Os testes não são obrigatórios, e quando efetuados não terão validade jurídica e não substituem as notas fiscais modelos 1 ou 1-A.

Para entrar em ambiente de produção, após realizados os testes necessários, o contribuinte deverá acessar novamente o sistema de credenciamento disponível na Internet, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/nfe - opção "Credenciamento", e acionar a funcionalidade "Credenciamento para emitir NF-e em produção".

O contribuinte credenciado poderá, a qualquer tempo, solicitar o credenciamento de outros estabelecimentos de sua titularidade, localizados em território paulista. Após o credenciamento deverá emitir a NF-e em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, a partir da ocorrência da primeira das seguintes datas:

a) 1º (primeiro) dia do 3º (terceiro) mês subsequente ao mês de seu credenciamento;
b) início da obrigatoriedade de emissão de NF-e, nos termos do tópico IV.

A Diretoria Executiva da Administração Tributária - DEAT publicará Comunicado de Credenciamento Voluntário, relacionando os estabelecimentos credenciados no mês anterior.

Fundamentação: artigo 3º da Portaria CAT nº 162/2008.

III.1.1 Descredenciamento

O contribuinte poderá solicitar o descredenciamento de seu estabelecimento para emissão de NF-e, desde que não esteja sujeito a obrigatoriedade de emissão de NF-e, nos termos do tópico IV.

Na hipótese de credenciamento voluntário, o descredenciamento poderá ser solicitado mediante funcionalidade de descredenciamento disponível no sistema da NF-e, que será considerada deferida com a publicação do respectivo ato no Diário Oficial do Estado de São Paulo.

O contribuinte não poderá solicitar novo credenciamento antes de decorrido o prazo de 180 dias, contados da data do deferimento do descredenciamento, salvo se estiver sujeito à obrigatoriedade de emissão da NF-e, hipótese em que deverá providenciar o seu credenciamento voluntário se ainda não tiver sido credenciado de ofício.

A Secretaria da Fazenda permite consultar se determinado estabelecimento está credenciado a emitir NF-e, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/nfe.

Fundamentação: artigo 5º da Portaria CAT nº 162/2008.

III.2 Credenciamento de ofício

Nos casos em que a própria Secretaria da Fazenda realizar o credenciamento do contribuinte paulista, denominado credenciamento de ofício, a Diretoria Executiva da Administração Tributária (Deat) expedirá o Ato de Credenciamento e Obrigatoriedade de Emissão de NF-e, contendo as seguintes informações:

a) a relação dos estabelecimentos credenciados a emitir NF-e;
b) a data a partir da qual estarão obrigados a essa emissão;
c) o critério utilizado para determinação da obrigatoriedade de emissão da NF-e.

Fundamentação: artigo 4º da Portaria CAT nº 162/2008.

IV. Contribuintes obrigados à utilização da NF-e

Conforme mencionado, os Protocolos ICMS nºs 10/2007 e 42/2009 determinaram as hipóteses de obrigatoriedade da NF-e, com critérios distintos. O Protocolo ICMS nº 10/2007 leva em consideração a atividade exercida pelo contribuinte em cada estabelecimento, independentemente da Classificação Nacional de Atividades Econômicas - CNAE e do percentual que esta atividade represente em seu faturamento. Já o Protocolo ICMS nº 42/2009, considera a CNAE principal ou secundária de qualquer estabelecimento do contribuinte, aplicando-se aos contribuintes que não foram abrangidos pelo Protocolo ICMS nº 10/2007.

O Protocolo ICMS nº 42/2009 não revoga nem modifica as disposições contidas no Protocolo ICMS nº 10/2007, objetiva apenas ampliar o universo de contribuintes sujeitos à emissão da NF-e. No entanto, o Protocolo ICMS nº 42/2009 reproduziu diversas atividades já descritas no Protocolo ICMS nº 10/2007, originando dúvidas quanto ao início da obrigatoriedade da emissão da NF-e, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Visando dirimir as dúvidas no que tange à obrigatoriedade da NF-e, foi publicado no DOE-SP de 07.08.2009 o Comunicado CAT nº 34/2009, para esclarecer que caso o contribuinte exerça alguma atividade relacionada no Protocolo ICMS nº 10/2007, ainda que sua CNAE esteja relacionada no Protocolo ICMS nº 42/2009, estará obrigado à emissão de NF-e conforme as datas estabelecidas no Protocolo ICMS nº 10/07 e implementadas no Anexo Único da Portaria CAT nº 162/2008.

Clique aqui para verificar os contribuintes obrigados à utilização da NF-e, conforme Protocolo ICMS nº 10/2007

Clique aqui para verificar os contribuintes obrigados à utilização da NF-e, conforme Protocolo ICMS nº 42/2009

IV.1 Hipóteses de dispensa da emissão da NF-e

Ressalte-se, entretanto, que é dispensada a utilização da NF-e nos seguintes casos:

a) ao estabelecimento onde não se pratique, nem se tenha praticado nos últimos 12 meses, as atividades previstas no Anexo Único, ainda que a atividade seja realizada em outro estabelecimento do mesmo titular;
b) às operações de saída de mercadoria remetida sem destinatário certo para a realização de operações fora do estabelecimento, de que trata o artigo 434 do RICMS-SP, desde que, cumulativamente:
b.1) seja lavrado termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando que as operações praticadas enquadram-se nesta hipótese de dispensa de emissão de NF-e e indicando a série ou as séries que serão utilizadas para as Notas Fiscais, emitidas por ocasião das entregas efetuadas;
b.2) sejam emitidas NF-e por ocasião da remessa da mercadoria para venda fora do estabelecimento e por ocasião do retorno do veículo, relativamente às mercadorias não entregues, nos termos do artigo 434, §§ 1º, 2º, e 4º, do RICMS-SP;
b.3) quando emitida, no ato da entrega de mercadoria objeto de operação realizada fora do estabelecimento, Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, conste, entre os demais requisitos legais, no campo "Informações Complementares", a série e o número da NF-e emitida conforme o subitem item "b.2";
c) ao fabricante de aguardente (cachaça) ou de vinho, se sua receita bruta anual, no ano anterior, for inferior a R$ 360.000,00;
d) na entrada de sucata de metal, com peso inferior a 200 Kg (duzentos quilogramas), adquirida de particulares, inclusive catadores, desde que, ao final do dia, seja emitida NF-e englobando o total das entradas ocorridas.

Nessas hipóteses, o contribuinte deverá consignar no corpo da Nota Fiscal, no campo "Informações Complementares" a expressão "Dispensado de emissão de Nfe - PCAT 162/2008 - Art. 7º Hipótese_", indicando o item que prevê a dispensa.

Também está dispensado da utilização da NF-e o Microempreendedor Individual- MEI, de que trata o art. 18-A da Lei Complementar nº 123/2006.

A obrigatoriedade de emissão de NF-e aplica-se a todas as operações praticadas em todos os estabelecimentos pertencentes aos contribuintes indicados no tópico IV, localizados em território paulista, sendo vedada a emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, exceto nas hipóteses acima, e quando prevista expressamente para importador, que não se enquadrem em outra hipótese de obrigatoriedade, ficará restrita a operação de importação.

Fundamentação: Cláusula primeira, § 2º do Protocolo nº 10/2007 e artigo 7º da Portaria CAT nº 162/2008.

V. Emissão da NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica deverá ser emitida com base em leiaute estabelecido no Ato Cotepe nº 3/2009, por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

O Estado de São Paulo disponibilizou um programa emissor da NF-e no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov/nfe.

O Ato Cotepe nº 3/2009 dispõe sobre as especificações técnicas da Nota fiscal Eletrônica (NF-e), do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e dos pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento, Inutilização e Consulta a Cadastro, via Web Services, conforme disposto no Ajuste Sinief nº 07/2005.

O arquivo eletrônico da NF-e deverá conter as informações fiscais da operação realizada e deverá ser assinado digitalmente, de forma a garantir a integridade dos dados e autoria do emissor. A assinatura digital deverá ser certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

Este arquivo será transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que fará uma pré-validação e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Uma vez transmitido o arquivo digital fica solicitada a Autorização de Uso da NF-e.

Fundamentação: Cláusulas terceira e quinta do Ajuste Sinief nº 7/2005, artigos 9º e 11 da Portaria CAT nº 162/2008 e Ato Cotepe nº 3/2009.

V.1 Formalidades da NF-e

Para emissão da NF-e deverão ser observadas as seguintes formalidades:

a) o respectivo arquivo digital deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);
b) a numeração será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite;

Para a adoção de séries, o contribuinte deverá lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências - RUDFTO (modelo 6), sendo que serão designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, a partir de 1, sendo vedada a utilização de subsérie.

Fundamentação: artigo 9º da Portaria CAT nº 162/2008.

V.2 Momento da emissão

Considera-se emitido o documento eletrônico no momento em que for concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e. Portanto, o arquivo digital da NF-e só será considerado documento fiscal após ter sido concedida a respectiva Autorização de Uso.

Observe-se que a Autorização de Uso da NF-e concedida pela Secretaria da Fazenda não implica validação das informações contidas na NF-e. Ou seja, não há a verificação se, por exemplo, o contribuinte utilizou a alíquota ou a base de cálculo corretas.

Ressalte-se ainda que não será considerado documento fiscal idôneo, ainda que formalmente regular, a NF-e que tiver sido emitida ou utilizada com dolo, fraud