SISTEMA ELETRÔNICO PARA EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS
1. Considerações Iniciais
As regras comuns relativas à utilização do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão e escrituração de documentos e livros fiscais, aplicáveis em todo o território nacional, são disciplinadas na forma do Convênio ICMS nº 57/95.
As disposições do referido convênio foram disciplinadas na legislação paulista pela Portaria CAT nº 32/96, que trata da aplicação dos diversos procedimentos necessários à adequação dessa sistemática e, dispõe ainda, de Manual de Orientações que visa orientar a execução dos serviços destinados à emissão de documentos e escrituração de livros fiscais e a manutenção de informações em meio magnético, por contribuintes do ICMS e/ou IPI usuários de sistema eletrônico de processamento de dados.
O referido Manual de Orientação constante do Anexo I da Portaria CAT nº 32/96 contém instruções para preenchimento do Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, para emissão de documentos fiscais, escrituração de livros e fornecimento de informações à Secretaria da Receita Federal, e às Secretarias de Fazenda, Economia, Finanças e Tributação dos Estados e do Distrito Federal e, finalmente, instruções sobre preenchimento do respectivo Recibo de Entrega.
Nesta oportunidade, comentamos os aspectos básicos para utilização do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais.
2.Utilização do Sistema
2.1.Pedido de uso
Conforme disciplina estabelecida pela Portaria CAT nº 32/96, o contribuinte do ICMS que pretender utilizar o sistema eletrônico de processamento de dados para emissão e/ou escrituração de documentos e livros fiscais deverá requerer autorização da Secretaria da Fazenda do Estado por meio de preenchimento de formulário eletrônico denominado "Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados".
O referido formulário está disponível na Internet, no endereço eletrônico http://pfe.fazenda.sp.gov.br no Posto Fiscal Eletrônico - PFE, na pasta Autorizações.
2.2.Deferimento
O deferimento do pedido ocorrerá de plano, ficando, porém, condicionado à análise do atendimento de todas as exigências contidas na Portaria CAT nº 32/96, devendo o Fisco, em caso de indeferimento, notificar o contribuinte no prazo de 30 dias da entrega do pedido.
2.3.Alteração e cessação de uso
Ao pedido de alteração e à comunicação de cessação do uso do sistema aplicam-se os procedimentos previstos para pedido de uso indicados no subtópico 2.1. Os contribuintes que se utilizem de serviços de terceiros prestarão no pedido as informações relativas ao prestador do serviço.
2.4.Dispensa de autorização
Fica dispensado da autorização de uso do sistema eletrônico de processamento de dados o contribuinte que utilize exclusivamente equipamento emissor de cupom fiscal (ECF) e não seja usuário de sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de outros documentos fiscais ou para escrituração de livros fiscais.
3.Emissão de Documentos Fiscais
O contribuinte autorizado ao uso do sistema eletrônico de processamento de dados deverá emitir os documentos fiscais a que se sujeita, na forma prevista no RICMS-SP, inclusive, respeitando a quantidade de vias e sua destinação e, especialmente em relação à Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, deverá observar as disposições do art. 127, §§ 4o e 22 (art. 6º da Portaria CAT nº 32/96).
Notas:
1.O disposto nos §§ 4o e 22 do art. 127 do RICMS-SP diz respeito às indicações obrigatórias na Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, cuja impressão tipográfica será dispensada se o contribuinte utilizar o sistema de processamento de dados para sua impressão;
2.Na hipótese de emissão de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, de Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento Aéreo por sistema eletrônico de processamento de dados fica dispensada a via adicional para controle do Fisco de destino, prevista no Convênio SINIEF no 06/89, de 21/02/89 (art. 11 da Portaria CAT nº 32/96).
3.1.Indicações não impressas pelo sistema - Faculdade
As indicações referentes ao transportador, às características dos volumes, à data e à hora da efetiva saída das mercadorias do estabelecimento emitente poderão ser feitas no documento fiscal mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével, podendo, inclusive, ser manuscrito (parágrafo único do art. 6º da Portaria CAT nº 32/96).
3.2.Emissão em local distinto
Depois de autorizado o uso do sistema eletrônico de processamento de dados, a emissão dos documentos fiscais será efetuada no estabelecimento que promover a operação ou prestação.
É admitido que a emissão ocorra em local distinto, ou seja, outro estabelecimento do mesmo contribuinte, localizado neste Estado, desde que essa opção seja consignada no "Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados" (art. 7º da Portaria CAT nº 32/96).
3.3.Impossibilidade técnica de emissão
Na impossibilidade técnica para a emissão dos documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser emitido por qualquer meio gráfico indelével, hipótese em que deverá ser incluído no sistema (art. 8º da Portaria CAT nº 32/96).
3.4.Encadernação das vias
As vias dos documentos fiscais emitidos por processamento de dados, que devem ficar em poder do estabelecimento emitente, serão encadernadas em grupos de até 500 documentos, obedecida sua ordem numérica seqüencial e o seguinte (art. 9o da Portaria CAT nº 32/96 e art. 136, § 5º do RICMS-SP):
•na hipótese de emissão de Nota Fiscal de Entrada, o contribuinte deverá:
1.no caso de emissão por processamento eletrônico de dados, arquivar as 2ªs vias dos documentos emitidos, separadamente das relativas às saídas;
2.nos demais casos, reservar bloco ou faixa de numeração seqüencial de jogos soltos ou formulários contínuos, registrando o fato no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências.
4.Arquivo Magnético
O contribuinte que utiliza o sistema eletrônico de processamento de dados para emissão e/ou escrituração de documentos e livros fiscais deverá gerar arquivo magnético com o registro das operações e prestações que realizar.
4.1.Apresentação
O contribuinte usuário do sistema eletrônico de processamento de dados remeterá às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das Unidades da Federação, até o dia 15 de cada mês, arquivo magnético com registro fiscal das operações e prestações interestaduais efetuadas no mês anterior (art. 10 da Portaria CAT nº 32/96).
O arquivo remetido a cada Unidade da Federação restringir-se-á às operações e prestações com contribuintes nela localizados.
Não deverão constar do arquivo os Conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação (Convênio ICMS nº 69/02, cláusula primeira, inciso III).
Sempre que informada uma operação e, por qualquer motivo a mercadoria não for entregue ao destinatário, far-se-á a geração de um arquivo para esclarecer o fato, com o código de finalidade "5" (item 09.1.3 do Manual de Orientação), que será remetido juntamente com o arquivo relativo ao mês em que se verificar a ocorrência.
4.1.1.Programa validador
O arquivo magnético deverá ser previamente consistido por meio de programa validador disponível no Posto Fiscal Eletrônico da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, no endereço: http://pfe.fazenda.sp.gov.br nas páginas Informações>Sintegra>Download do Sintegra>Validador Nacional do Sintegra.
As destinadas ao Fisco paulista serão enviadas por meio da Internet, utilizando o programa TED (Transmissão Eletrônica de Dados), disponível no Posto Fiscal Eletrônico da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, no endereço: http://pfe.fazenda.sp.gov.br, na página Informações>Sintegra>Download do Sintegra> Programa de Transmissão - TED.
5.Formulários Destinados à Emissão de Documentos Fiscais
Os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais devem (art. 12 da Portaria CAT nº 32/96):
1.ser numerados tipograficamente, por modelo, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração, quando atingido este limite;
2.ser impressos tipograficamente, facultada a impressão por sistema eletrônico de processamento de dados da série e da subsérie e, no que se refere à identificação do emitente:
a)do endereço do estabelecimento;
b)do número de inscrição no CNPJ;
c)do número de inscrição estadual;
3.ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica seqüencial consecutiva, por estabelecimento, independentemente da numeração tipográfica do formulário;
4.conter o nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ, do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do último formulário impressos e o número da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais;
5.quando inutilizados, antes de se transformarem em documentos fiscais, ser enfeixados em grupos uniformes de até 200 jogos, em ordem numérica seqüencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de 5 anos contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o evento.
5.1.Numeração única
À empresa que possua neste Estado mais de um estabelecimento é permitido o uso de formulários com numeração tipográfica única, desde que destinados à emissão de documentos fiscais do mesmo modelo (art. 13 da Portaria CAT nº 32/96).
O uso de formulários com numeração tipográfica única poderá ser estendido a estabelecimento do mesmo contribuinte não rela-cionado na correspondente Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), desde que haja comunicação prévia, por meio do Posto Fiscal Eletrônico, no endereço http://pfe.fazenda.sp.gov.br, na pasta Autorizações/AIDF.
6.Autorização para Confecção de Formulários
Os estabelecimentos gráficos cadastrados no Posto Fiscal Eletrônico (PFE) somente poderão confeccionar formulários destinados à emissão de documentos fiscais mediante prévia autorização, nos termos dos arts. 239 a 245 do RICMS-SP (art. 14 da Portaria CAT nº 32/96).
No pedido de autorização, indicar-se-á o modelo do documento fiscal para o qual será utilizado o formulário.
Na hipótese indicada no subtópico 5.1, será solicitada autorização única, nela se indicando os dados cadastrais dos estabelecimentos usuários, a repartição fiscal a qual se vincula, a quantidade total dos formulários a serem impressos e utilizados em comum, e os números de ordem dos formulários destinados aos respectivos estabelecimentos, observando-se o seguinte:
1.o pedido de autorização será formulado pelo estabelecimento matriz ou, se este se situar em outro Estado ou no Distrito Federal, pelo estabelecimento localizado em território paulista eleito pelo contribuinte;
2.ao pedido serão anexadas tantas cópias reprográficas de sua primeira via quantos forem os demais estabelecimentos interessados, que serão remetidas pelo Posto Fiscal acolhedor do pedido às repartições fiscais a que estiverem vinculados.
Nota:
Os procedimentos para utilização do formulário de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), sem prejuízos às disposições do RICMS-SP, obedecerão a disciplina prevista na Portaria CAT nº 23/05. Sugerimos leitura de matéria publicada no Fascículo nº 17/05 - Caderno ICMS/IPI/ISS/Outros e Legislação.
Fonte: Cenofisco
